Otimizar os processos de faturamento é um desafio para empresas de todos os setores, principalmente da saúde.
Na prática, essa iniciativa é responsável por controlar os investimentos de recursos realizados em cada procedimento, os dispondo, ao final do atendimento, nas contas hospitalares dos pacientes.
Por sua vez, essas contas podem ser direcionadas tanto para o próprio paciente, como é o caso de consultas particulares, quanto para os convênios médicos ou outros órgãos.
Além disso, os processos de faturamento também são incumbidos de emitir notas fiscais, boletos, duplicatas e acompanhar o status financeiro dessas contas, assim como gerenciar as glosas (índice de não-pagamentos) e monitorar os relatórios.
De modo geral, melhorar a eficiência desses fluxos é fundamental para a sustentabilidade dos centros de saúde, visto que impacta diretamente nos ganhos econômicos da instituição.
Para te ajudar nesse processo, elaboramos um conteúdo completo com os principais desafios enfrentados pelos administradores financeiros desse setor e algumas maneiras de melhorar os processos de faturamento. Continue com a sua leitura e saiba mais!
Principais desafios dos gestores financeiros no setor da saúde
Como citado, os processos de faturamento dependem diretamente de uma série de informações, isso porque reúnem todos os procedimentos realizados no paciente e os devidos valores envolvidos.
Entretanto, um dos grandes problemas enfrentados pelos gestores financeiros é o relacionamento com os médicos, atendentes e profissionais da linha de frente no atendimento.
Muitas vezes, por conta da rotina corrida e possíveis emergências, dados importantes acabam passando despercebidos, o que impacta no correto levantamento de informações para produção das contas hospitalares.
Outro ponto que compromete a eficiência do setor financeiro é a previsibilidade de recebimento. Ao emitir uma determinada conta, geralmente, o pagamento ocorre em um prazo médio de 60 dias.
Durante esse período, as faturas passam por uma série de setores e responsáveis. Com isso, o gestor pode perder dados importantes para monitoramento desses pagamentos e, desse modo, não conseguir estimar uma data para acerto da conta.
Como melhorar os processos de faturamento em instituições de saúde?
Uma instituição de saúde possui inúmeros gastos. Para se ter uma ideia, de acordo com dados da Anahp, os custos com mão de obra consomem cerca de 50% das despesas desses centros médicos.
Além disso, 6,4% desses investimentos são direcionados aos materiais e 12,2% estão envolvidos com a compra de medicamentos.
Essas informações deixam claro que melhorar os processos de faturamento não é algo que possa ser postergado pelos gestores financeiros, afinal, manter um gerenciamento adequado é fundamental para o funcionamento desses espaços.
Nesse sentido, veja abaixo algumas dicas para otimizar esses fluxos financeiros e garantir melhor desempenho do setor:
Mapeie todos os processos
O primeiro passo é mapear os processos atuais. Além dos processos de faturamento já citados anteriormente, o setor financeiro também é responsável por expandir as faturas de cobrança, construir relatórios, analisar os dados emitidos e verificar possíveis gargalos.
Diante disso, é essencial gerenciar corretamente como ocorrem essas atividades, quais são os prazos para cada fluxo e profissionais envolvidos.
Com esse mapeamento, torna-se mais fácil controlar os processos de faturamento e, até mesmo, identificar possíveis gargalos na operação, planejando rápidas iniciativas para corrigir esses aspectos.
Além disso, essa gestão detalhada auxilia na padronização dos fluxos internos, viabilizando melhor controle de como as informações são registradas e gerenciadas.
Tenha controle de todos os pacientes
Em seguida, é momento de ter um controle mais assertivo dos pacientes. Afinal, de nada adianta possuir um fluxo de faturamento invejável, se o seu setor não sabe quais ou quantos pacientes foram atendidos em determinado período.
Lembra-se da padronização que falamos no tópico anterior? Pois bem, é preciso segui-la corretamente para manter todas as informações dos clientes atualizadas.
Conscientize a sua equipe acerca da importância do preenchimento desses dados e disponha de mecanismos que facilitem essas atividades.
Com isso, é preciso também ter informações mais claras acerca dos custos de cada procedimento, de acordo com os insumos envolvidos e esforço dos profissionais. Desse modo, é possível sempre manter um valor de cobrança coerente com o serviço prestado ao paciente.
Conte com a tecnologia
Por fim, a melhor maneira de otimizar os processos de faturamento é contando com a tecnologia. Possuir ferramentas apropriadas é crucial para simplificar o gerenciamento da equipe e automatizar os fluxos financeiros.
Além disso, ao dispor de sistemas adequados, a sua instituição facilita o trabalho dos médicos e outros profissionais envolvidos, tornando todo o controle de informações mais claro e assertivo.
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Na prática, o Volan é um aplicativo com alta capacidade técnica que facilita o registro dos atendimentos, monitora as informações, descomplica o gerenciamento da operação, mapeia falhas e não conformidades no faturamento, identifica glosas e acompanha de maneira prática o desempenho financeiro.
Por se tratar de uma plataforma intuitiva, o Volan simplifica a adesão do time de anestesistas, garantindo melhor usabilidade dos profissionais, confiabilidade das informações e, consequentemente, maior controle de dados por parte dos gestores financeiros.
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