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Planilha de controle financeiro empresarial: por que não usar

Por: | 1 de abril de 2021

A planilha de controle financeiro empresarial é um recurso que por muito tempo fez parte das rotinas das instituições e, ainda hoje, é utilizada por diferentes organizações, principalmente quando nos referimos aos centros de saúde. 

Reunir dados em papéis e imputar essas informações nas planilhas no final do dia não é um processo cotidiano tão difícil de encontrar no mundo atual. 

Para se ter uma ideia, uma pesquisa realizada pela Doctoralia nos revela que 16% das instituições de saúde pesquisadas utilizam agenda de papéis para controlar os processos da área. 

No entanto, o que muitos centros médicos desconsideram é que o uso de uma planilha de controle financeiro empresarial pode trazer muito mais gargalos do que de fato ajudar nos fluxos da operação. 

Diante disso, confira abaixo alguns motivos que justificam a inviabilidade desse recurso e como a tecnologia pode ajudar a minimizar os desafios enfrentados pelas instituições de saúde, gerando resultados positivos e eficiência

Você pode se interessar: Como melhorar os processos de faturamento no setor da saúde

5 motivos para você não usar planilha de controle financeiro empresarial na sua instituição de saúde

Dentre as principais razões que tornam a planilha de controle financeiro empresarial uma má opção estão:

1. São suscetíveis a erros humanos

Agendamentos. Consultas. Controle de atendimentos. Medicamentos. Gestão de faturamento. Essas são apenas algumas das obrigações das instituições de saúde que possuem interferência direta ou indireta na administração financeira.

Preencher e validar todos esses fluxos manualmente abre espaço para graves erros humanos, cometidos pelos próprios funcionários, que podem comprometer a efetividade das informações e causar complicações na operação.

Por outro lado, há empresas de saúde que possuem processos semi automatizados, ou seja, ainda utilizam planilhas para algumas atividades, no entanto, contam com outras ferramentas para gerenciar as demais ações internas.

Nesse cenário, as chances de falhas também são muito altas, isso porque o excesso de sistemas e aplicativos abre espaço para inconformidades das informações, gerando erros e retrabalhos.

2. Toma mais tempo da equipe

Como citado, a planilha de controle financeiro empresarial, geralmente, não é sozinha. Na prática, o processo é feito com o auxílio de fichas e agendas de papel para, então, ser atualizado nesse sistema.

Por sua vez, esse fluxo de atividades toma mais tempo da equipe, tornando todas as atividades muito mais burocráticas e demoradas. 

3. Descentralização de informações

Segundo a pesquisa apresentada anteriormente, 26% dos gestores de saúde analisam dados de maneira manual, enquanto 51% não avaliam essas informações.

Ao utilizar planilhas, os processos da instituição são descentralizados, dificultando a análise de dados e, consequentemente, minimizando as chances de tomadas de decisões mais acertadas.

Mais lidos: 10 vantagens de um sistema de gestão empresarial específico para grupo de anestesia

4. Ausência de segurança no gerenciamento de dados

Sabemos que instituições de saúde, como um todo, lidam diariamente com dados pessoais, sejam eles relacionados aos próprios pacientes ou médicos.

Com a chegada da LGPD no Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em setembro de 2020, tornou ainda mais necessário possuir ferramentas que auxiliem no correto gerenciamento e promovam segurança para essas informações sob posse da empresa. 

Entretanto, com a utilização de planilha de controle financeiro empresarial ou agendas de papel, por exemplo, é mais difícil realizar essa administração, principalmente porque a legislação não vale apenas para os dados dispostos em ambientes online, mas também físicos, como guias, fichas e faturamentos.

5. Falta de confiabilidade das informações

Por fim, todas as situações apontadas nos tópicos anteriores culminam para a construção de uma gestão em que não há confiabilidade das informações geradas. 

Nesse sentido, não apenas as tomadas de decisões são prejudicadas, mas também não há possibilidades de implementar melhorias, identificar gargalos e promover um crescimento saudável para o negócio. 

Veja mais: Como otimizar a gestão de ficha de anestesia eletrônica

Substitua a planilha por tecnologia: conheça o Volan!

A melhor maneira de evitar problemas no gerenciamento de uma instituição de saúde é substituindo a planilha de controle financeiro empresarial por ferramentas tecnológicas capazes de integrar toda a gestão da empresa, como o Volan.

O Volan é um aplicativo de gerenciamento específico para empresas de anestesia que surgiu a partir da experiência de Fábio Feltrim, idealizador do app e médico anestesista com vivência de 10 anos no setor.

O Volan é sustentado em três pilares: 

  • Gestão de faturamento: registro simplificado dos atendimentos, monitoramento das informações, gestão de glosas e acompanhamento do desempenho financeiro;
  • Gestão de escalas: configuração customizada das escalas, trocas de plantão ágeis e atualizações em tempo real;
  • Gestão de qualidade e experiência: avaliação dos processos, análise de experiência de médicos cirurgiões e pacientes, identificação de melhorias e garantia de melhor assistência.

Tudo isso em uma única plataforma simples e fácil de usar, aumentando a adesão por parte dos médicos anestesistas. Além disso, o Volan surgiu para resolver os principais problemas de empresas do setor: a gestão de dados.

“Utilizamos as últimas tecnologias para analisar, categorizar e extrair os dados da melhor maneira possível, para trazer às instituições de anestesiologia informações relevantes que farão diferença na gestão diária”, diz Alexandre Cruz.

Esses dados vão ajudar a você, gestor, tomar uma decisão muito mais rápido e de modo assertivo, pois é possível entender exatamente qual é o gargalo, onde pode ser melhorado, área que está trazendo mais faturamento e a que está gerando menos”, explica o sócio da Volan.

Nesse cenário, o Volan facilita o gerenciamento da sua empresa de anestesia, possuindo diversas funcionalidades em um sistema intuitivo e totalmente responsivo.

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