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Gestão administrativa e financeira: 7 passos para otimizar esse processo em instituições de saúde

Por: | 7 de julho de 2021

A gestão administrativa e financeira é crucial em empresas de saúde, isso porque é responsável por garantir que todo o negócio funcione adequadamente, desde a operação até o controle de gastos e recebimentos da instituição.

Esse processo se torna ainda mais imprescindível em tempos de crise, em que a economia está mais instável e os juros mais altos, o que desencadeia produtos e serviços  mais caros também. 

Para se ter uma ideia, dados do relatório MMB Health Trends nos revela que, em 2020, em decorrência da pandemia, houve um aumento de até 6.000% nos valores de insumos e serviços. 

Isso é bastante expressivo e demonstra a importância das instituições otimizarem a gestão administrativa e financeira, com o objetivo de prestar o melhor atendimento aos seus pacientes com todas as vantagens que a redução de custos oferece. 

Para te ajudar a atingir um resultado positivo nesses indicadores, elaboramos um conteúdo completo. Confira!

Leia também: Importância da gestão de desempenho nas instituições de saúde

7 passos para otimizar a gestão administrativa e financeira

Veja abaixo algumas dicas para implementar essa iniciativa na sua empresa de anestesia

1. Tenha um bom planejamento

Quando o assunto envolve “gestão”, não existe outra saída a não ser o planejamento. É preciso criar um plano robusto e sólido, que contemple processos bem definidos, mapeamento da operação e medidas preventivas ou corretivas, caso algo não saia como esperado. 

Além disso, esse planejamento deve ser flexível, afinal, mudanças acontecem durante os anos e o dinamismo permite que a sua instituição de saúde seja escalável e suporte crescimentos expressivos de forma sustentável. 

2. Utilize métricas

O segundo passo é a definição de indicadores de desempenho. Os chamados KPIs (acrônimo para Key Performance Indicators) permitem que as organizações acompanhem o cumprimento do planejamento e os resultados gerados pelo time. 

No mundo da saúde, existem diversas métricas que indicam benefícios e malefícios na operação, desde o agendamento ou falhas nos atendimentos, até as glosas e informações de faturamento

Leia mais sobre o assunto: 6 indicadores que todo médico anestesista deveria acompanhar

3. Faça o controle do fluxo de caixa

O controle do fluxo de caixa é uma das bases da gestão administrativa e financeira, isso porque essa análise auxilia a entender os lucros ou prejuízos da sua clínica médica. 

É preciso registrar todas as receitas e despesas da sua operação, assim como classificar os valores variáveis (gastos que não são constantes) e fixos (gastos periódicos).

4. Analise o custo de trabalho

Muitas vezes, uma empresa opera no vermelho porque não analisa corretamente os custos envolvidos na hora de trabalho dos médicos e, consequentemente, não precifica devidamente os tratamentos assistenciais.

Para evitar esse erro, é preciso verificar o custo que envolve a sua operação, o que inclui médicos, equipamentos, insumos e outros gastos semelhantes. 

5. Faça projeções

Não podemos falar sobre gestão administrativa e financeira sem citar a importância da projeção. Essa iniciativa permite que você planeje a sua empresa para o futuro, ou seja, mapeie gastos e lucros para os próximos meses.

Para realizar essa previsão, porém, é preciso ter processos e informações muito transparentes, que viabilizem uma análise mais estratégica.

A projeção também facilita a identificação de possíveis riscos à saúde financeira da sua empresa a longo prazo, seja, por exemplo, rescisões de contratos importantes, possíveis demissões, compras periódicas ou outras situações que envolvam gastos. 

6. Fique atento a tabela TUSS

A tabela TUSS é bastante famosa no mundo da saúde e não é por menos, a sigla para Terminologia Unificada da Saúde Suplementar padroniza os códigos dos procedimentos médicos de acordo com o CBHPM (Classificação Brasileira Hierarquizada de Procedimentos Médicos).

Esse documento, por sua vez, visa tornar a relação das instituições de saúde, prestadores de serviços, convênios e a ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar) mais transparente.

Isso significa que todos os atendimentos realizados na sua clínica devem ser adequadamente catalogados, caso contrário, existem grandes chances das guias não serem faturadas e gerarem as temíveis glosas

Mais lidos: Como o sistema de faturamento facilita o controle de empresas de anestesia?

7. Use a tecnologia

Por fim, para que a otimização da gestão administrativa e financeira seja realidade na sua empresa, é fundamental implementar ferramentas tecnológicas

Contar com sistemas corretos não apenas torna o dia a dia da sua operação mais fácil, mas também viabiliza melhor gerenciamento da equipe, reduz erros, minimiza riscos e, principalmente, aumenta a produtividade e eficiência da operação.

O Volan pode apoiar a sua empresa ou grupo de anestesia. Consistindo em um aplicativo robusto e efetivo, o Volan auxilia na gestão de faturamento da sua instituição, facilitando os registros de atendimentos e o acompanhamento financeiro.

Além de ser simples e intuitivo, o Volan conta com um poderoso BI, que gera relatórios completos e otimizados, que permitem acompanhar de maneira estratégica toda a operação.

Como também, o Volan auxilia a sua empresa ou grupo de anestesia com a Gestão de Qualidade, Gestão de Experiência e Gestão de Escalas, maximizando o desempenho, minimizando despesas e potencializando a atuação dos profissionais. 

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